Blog - Como fazer um checklist para o meu evento?
Hoje vamos dar algumas dicas que vão facilitar a sua vida na hora de organizar um evento corporativo e você vai ver que não é nenhum bicho de 7 cabeças. Se você já tem esse maravilhoso costume de criar checklists, queremos saber o que tem na sua lista e não está na nossa! Amantes do excel, esta é a sua chance de brilhar na organização do evento!
Crie tópicos
Não adianta encher linguiça, portanto, tente resumir só principal. Assim você economiza o seu tempo e o tempo de toda a equipe. O checklist precisa ser simples e claro, e ficar dando muita explicação não ajuda. E lembre-se: cada tópico precisa ser claro e lembrar imediatamente do que se trata a tarefa. Se não tiver como, crie subtítulos, mas só de for extremamente necessário.
O importante é o que importa
Em todo evento tem funções que pesam mais, e outras podem ser feitas com mais calma. Então, avalie quais atividades e tarefas que são mais urgentes e quais podem ser resolvidas com mais tempo. Isso vai te ajudar a melhorar seu checklist. Sempre coloque as tarefas mais urgentes em destaque, para não esquecer de jeito nenhum. E o que puder ser resolvido sem pressa pode vir depois, para você não se distrair do que é mais trabalhoso.
Separe segmentos
Todo evento é composto de várias etapas, certo? Então o melhor que você pode fazer pelo seu checklist é separa-lo por segmentos. Isso vai simplificar demais o seu trabalho, e vai deixar as informações mais fáceis encontrar. Por exemplo: crie um tópico para o local, outro para a alimentação e assim por diante. Se você quiser pode fazer cada categoria de uma cor diferente assim as divisões ficam ainda mais visíveis.
Tá bem, mas o que não pode faltar no meu checklist?
Aqui no escritório temos um super checklist, que usamos muito e atualizamos sempre. Cada evento é único, mas os itens que não podem faltar são:
- Local
O evento tem que ser em algum lugar né! Portanto é indispensável que no seu checklist tenha todos os detalhes sobre o local onde o evento vai acontecer, incluindo valor da locação e o responsável pelo local.
- Equipe de trabalho
Um evento é feito de pessoas, e a equipe é mais que essencial para o sucesso de qualquer evento. É importante ter um controle de quem vai estar presente, horários de entrada e saída, função e remuneração de cada profissional envolvido. Isso ajuda não só durante o evento como no relatório pós evento.
- Equipamentos
De máquina de café, sonorização, iluminação, projeção a perfuradores de solo. Todo evento requer uma série de equipamentos. Logo, coloque no seu checklist absolutamente todos os equipamentos que serão usados, comprados ou alugados para a ocasião, você pode incluir a data de entrega e devolução dos equipamentos alugados, assim não tem surpresa.
- Divulgação
Divulgação é um segmento muito importante justamente pela variedade (e infinidade) de itens que pode incluir. Banners, flyers, cartas de boas-vindas, outdoors, ações de mídia social, entre outros, exigem uma atenção e organização especial. Anote sempre os valores do orçamento e o preço final, assim dá pra saber quanto foi economizado!
Como já dissemos, não existem dois eventos iguais, o importante é formalizar tudo direitinho, assim além de ter certeza de que está tudo certo, você pode usar esse checklist como apoio para eventos similares, olha que beleza! Crie a sua lista conforme suas necessidades e da forma que você se organiza melhor, mas não se esqueça de destacar tudo direitinho viu.
Escrito por: Carolina S. Orlando @carolorlando_
