Blog - Como arrasar na organização de um evento corporativo.
Escrito por: Carolina S. Orlando @carolorlando_
Eventos corporativos são uma ótima forma de estreitar o relacionamento com clientes, fornecedores, empresas e colaboradores. Além disso, o evento pode ser uma ferramenta muito importante e eficiente de comunicação e marketing de relacionamento. Mas como coordenar um evento de sucesso?
Como ter certeza de que todos os detalhes sairão conforme o planejado? Calma!
Organizar um evento nunca é tarefa fácil, por isso conversamos com o pessoal daqui e reunimos algumas dicas (algumas inesperadas) para te ajudar a arrasar na organização do evento da sua empresa!
Planejamento é tudo;
Se você está planejando um evento, seja ele qual for, faça várias listas de tarefas. Defina as metas e o resultado esperado. Depois, imprima o plano e cole em um local visível a toda equipe envolvida.
Cada um no seu quadrado;
Defina as responsabilidades de cada membro da equipe. Buffet, local, locação de estrutura, mesas e cadeiras, som, acho que deu para entender. Definir “quem faz o que” evita que algum item da lista seja esquecido ou passado de mão em mão.
Tabelas do Excel são bem-vindas;
O Excel é uma ferramenta maravilhosa quando se trata de organizar, filtrar e somar itens. Crie checklists, tabelas de orçamento, listas de tarefas, enfim. Colocar tudo no papel ajuda muito, não só pré-evento como no pós-venda.
Money, Money, Money!
Vamos ao que interessa! Quer gastar menos? O segredo é fazer tudo o que for possível com antecedência! Assim você tem tempo de pedir orçamento de vários fornecedores e escolher o que se encaixa melhor ao evento. Faça um favor para o seu “eu” do futuro, evite os imprevistos.
Onde é? O lugar;
Não apenas escolha o espaço onde o evento será realizado, visite-o! Muitas vezes as fotos do local e dados de capacidade e acomodações podem ser bem diferentes das enviadas pelo local, vale muito a pena fazer uma visita técnica antes de bater o martelo!
Fique atento aos detalhes;
Quem é o seu público? Do que eles gostam? Onde eles vivem? Tudo isso e muito mais hoje, no globo repórter. Brincadeiras a parte, conheça o seu público, faça uma boa pesquisa. Não tem erro, a pesquisa é essencial para acertar desde a banda, até o brinde!
Fique MUITO atento aos detalhes, é sério!
Se o evento for uma feira, não conte apenas com o público do seu stand, por exemplo. Conte com imprevistos, tenha margens, e o mais importante, preste atenção. Durante a organização do evento, observe os detalhes e adapte o que for necessário.
Surpreenda! De um jeito bom, claro;
Organize uma atividade surpresa que promovam a interação entre todo o time, ou desenvolva um brinde surpresa, como uma medalha no evento de resultados anuais da empresa, por exemplo. O importante é promover um ambiente descontraído e espontâneo! E á claro, encantar todos os presentes.
O grande dia;
Não quer enlouquecer? Não centralize! Chegou o grande dia. Além de conferir se está tudo pronto para o evento, tenha uma equipe para te ajudar a receber os convidados. Ah, atribua funções a sua equipe desde o planejamento, assim eles terão autonomia para resolver pequenos problemas sem te deixar irritado.
Ufa, passou! E agora?
Faça um pós-venda, é importantíssimo! Uai, mas evento é produto? É, e um pós-venda bem feito vai te ajudar a descobrir o que deu certo e o que deu errado, o que funcionou e o que não, e principalmente, qual foi a impressão que ficou nos convidados?
Galera, é isso! Esperamos ter ajudado, e qualquer coisa, já sabe, somos experts! Esse post é o resultado de muita conversa (e muita risada) aqui no escritório, e fala muito do nosso dia a dia e tudo o que aprendemos ao longo do tempo.
Tem alguma dúvida? Curiosidade? Sugestão de tema para os próximos posts? Fale com a gente!
